Oplanner
Junta todas tus citas en una agenda propia
La agenda de cada clínica sirve para ordenar sus sillones, no para saber dónde estás tú el jueves a las 15:00. Necesitas una agenda tuya donde entren todas tus citas, cada una con la clínica donde atiendes.
La regla que evita los choques es simple: no confirmas una cita a ninguna clínica hasta tenerla anotada en tu agenda. Si una recepción te pide un espacio, primero lo anotas y después respondes.
Asigna días o bloques fijos a cada clínica
Con días fijos, cada recepción sabe cuándo ofrecerte pacientes y tú no cruzas la ciudad dos veces el mismo día. Por ejemplo, los martes por la mañana en una clínica y los jueves por la tarde en otra.
Cuando un día tiene dos clínicas, calcula el traslado con el tráfico de esa hora y suma el tiempo de llegar, cambiarte y preparar tu instrumental. Si el bloque de la mañana termina con un tratamiento largo, como una endodoncia de molar, pásalo a un día en que no tengas que moverte después.
Acuerda con cada clínica las reglas de agenda y de pago
Antes de empezar en una clínica, deja por escrito cómo se manejarán la agenda y el pago. Un acuerdo corto responde estas preguntas:
- Quién agenda a tus pacientes y con cuántos días de anticipación te avisan.
- Quién confirma la cita con el paciente: la clínica o tú.
- Quién cobra al paciente y qué porcentaje queda para la clínica.
- Cuándo te pagan: por atención, cada semana o al cierre del mes.
- Quién pone los materiales y qué pasa con el espacio si el paciente no llega.
Un correo o un mensaje con estos puntos basta. Si después la clínica cambia algo, por ejemplo el porcentaje, pide que te lo confirme antes del siguiente pago.
Lleva tu propia cuenta de lo que te debe cada clínica
Cuando la clínica cobra al paciente y te paga después, conviene que no dependas solo de su liquidación. Anota cada atención con la fecha, el paciente, el tratamiento, lo cobrado y tu parte.
Al cierre del mes compara tu lista con la de la clínica, atención por atención. Así encuentras a tiempo un tratamiento en cuotas que la clínica todavía no termina de cobrar o una atención que nadie registró.
Decide quién escribe al paciente
Si la clínica envía el recordatorio y tú también, el paciente recibe dos mensajes de números distintos y a veces responde solo a uno. Es más claro que confirme la clínica donde se atiende, porque el paciente reconoce su número. Tú escribes solo en los casos que acordaste, como el control después de una cirugía.
En el artículo sobre recordatorios de citas dentales por WhatsApp hay ejemplos de mensajes y horarios de envío.
Tus citas en el calendario del celular, sin datos de pacientes
Si pasas tus citas a Google Calendar para verlas junto a tu vida personal, cuida lo que muestra cada evento. Si compartes ese calendario con tu familia o con una asistente, también verán el nombre del paciente y el tratamiento.
Para eso basta con que el evento diga en qué clínica estás ocupado. Los datos del paciente se quedan en tu agenda clínica.
Cómo se hace en Oplanner Especialistas
Oplanner Especialistas es la cuenta personal del odontólogo, independiente del sistema de cada clínica. Cada cita registra la clínica y el paciente: en el calendario cada clínica tiene su color, y la lista de citas se filtra por clínica. En la cita ves las piezas tratadas y sus cobros, y una cita de seguimiento queda unida a la cita original con sus pagos. La ficha de cada paciente, con el odontograma y el historial de atenciones, está en Pacientes.
Si conectas tu cuenta de Google, las citas se copian a un calendario aparte llamado Oplanner. Cada evento muestra solo «Cita · clínica» y su estado; el nombre del paciente, el tratamiento y las notas se incluyen únicamente si activas «Incluir datos del paciente en Google Calendar» en Configuración.
En Finanzas ves lo cobrado y lo pendiente por clínica y por fecha, y desde la misma aplicación emites la factura electrónica del SRI. Funciona en cualquier celular (iPhone o Android), tablet o computadora. La prueba dura 14 días y no pide tarjeta; después cuesta USD 20 al mes o USD 200 al año.